Ingreso de documentos

Los documentos entran en el Archivo de la Universidad:

Transferencias:
En un archivo se entiende por transferencia el procedimiento habitual de ingreso de fondos mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos. Sólo deben transferirse documentos originales o copias únicas.

Para llevar a cabo este proceso se encuentran a disposición de las oficinas unos formularios de Relaciones de entrega nº1 Relaciones de entrega nº2, que se acompañan de unas sencillas instrucciones para su cumplimentación.

Ingresos extraordinarios:
Deben reducirse al máximo dentro de la Institución, en donde, al existir un sistema archivístico, el flujo documental entre las diferentes fases de archivo ha de realizarse mediante transferencia reglada, evitando, en la medida de lo posible el "goteo de documentos" y procurando que los envíos se concentren en 1 ó 2 al año por cada oficina.

Consultas y préstamos de documentos del Archivo

Cuando desde una oficina o Unidad productora se solicita la comunicación o consulta de documentos existentes en el Archivo, debe hacerse poniéndose en contacto con el mismo y rellenando la Solicitud de Préstamo de acuerdo con las Instrucciones para su cumplimentación.

También pueden hacerse consultas en las dependencias del Archivo tanto por el personal de la Universidad como por personas ajenas a la misma que deseen realizar trabajos de investigación en el Archivo y sean autorizados por el Secretario General.

El acceso a documentos originales queda subordinado al marco legal vigente y al estado de conservación de los mismos, garantizándose la integridad y seguridad de los documentos, por lo que la Oficina de Archivo puede excluir de la consulta y préstamo aquellos documentos cuyo estado no aconseje el manejo directo, habilitando en la medida de lo posible las reproducciones que permitan acceder a la información en ellos contenida.

La reproducción y divulgación, así como la utilización por parte de personas distintas de sus titulares, de datos privados o informatizados requiere autorización expresa del Secretario General.